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Software Roboter unterstützt Ausländerbehörde der Stadtverwaltung Gütersloh bei Meldevorgängen
#Software #Roboter unterstützt #Ausländerbehörde der Stadtverwaltung Gütersloh bei Meldevorgängen
- »Robotic Process Automation« funktioniert wie ein virtueller Mitarbeiter – Einsatz kommt auch in anderen städtischen Fachbereichen
#Gütersloh, 10. März 2026
Seit kurzem unterstützt ein »Software Roboter« die Mitarbeiter in der Ausländerbehörde der Stadtverwaltung Gütersloh bei der täglichen Arbeit. Der #Digitale #Assistent übernimmt im internen Prozess der ausländerrechtlichen Anmeldung und Abmeldung von EU Bürgern wiederkehrende manuelle Aufgaben. In weiteren Bereichen der Verwaltung ist der Einsatz robotergesteuerter Prozessautomation in Vorbereitung. Damit geht die Stadt in der #Verwaltungsdigitalisierung weiter voran.
Ziel ist es, interne Abläufe zu vereinfachen und gleichzeitig den Service für die Bürger zu verbessern. Die Ausländerbehörde ist die erste Abteilung im #Rathaus, in der Mitarbeiter durch »Robotic Process Automation« von niedrigschwelligen Routineaufgaben, etwa Dateneingaben, dauerhaft entlastet werden. Da der gestiegene Bedarf an Personal seit einigen Jahren vor dem Hintergrund der notwendigen Sparmaßnahmen im städtischen Haushalt nicht gedeckt werden könne, sei der zunehmende Einsatz Digitaler Assistenten in Standardprozessen alternativlos und sinnvoll. In jüngster Zeit seien durch die Fachbereiche der Stadtverwaltung mehrere Dutzend Prozesse identifiziert und angemeldet worden, die zur Entlastung und Unterstützung automatisiert werden könnten.
»Robotic Process Automation« funktioniert wie ein virtueller Mitarbeiter. Am Beispiel der Ausländerbehörde erklärt: Dem Software Roboter wird eine Klickstrecke beigebracht, die er anschließend selbstständig immer wieder durchführt. Vom Ausfüllen von Formularen bis hin zur Eingabe von Daten in die Fachverfahren arbeitet der Roboter schnell und fehlerfrei. Bemerkt er das Fehlen von Dokumenten – etwa wenn er im Melderegister ein Ausweisdokument einer Person nicht finden kann – dann schickt er eine hinweisende E Mail an ein Funktionspostfach. Über abgeschlossene Meldevorgänge wird der Abteilungsleiter ebenfalls automatisiert und gesammelt per E #Mail benachrichtigt. Die Software wurde vom städtischen Fachbereich #Digitalisierung und #Geoinformation in intensivem Austausch mit der Ausländerbehörde individuell auf deren Bedarfe angepasst.
Von der Prozessautomation indes nicht berührt ist die Verpflichtung der anzumeldenden Person zur persönlichen Vorstellung im Bürgerbüro. Das persönliche Erscheinen ist weiterhin erforderlich.
